FORMULAS Y FUNCIONES

FUNCION DESCRIPCION (FORMULA) EXPLICACION Función SI =SI(A2>=18,"Edad adecuada","Edad no adecuada") Esta función nos permite realizar una pregunta dentro de la hoja de calculo y obtener una de dos respuestas: verdadero o falso, esta función no abre una infinidad de posibilidades para lograr desarrollar funciones mas complejas y simplificar nuestro trabajo Función SI anidadas =SI(C2="Director",1000,SI(C2="Gerente",750,500)) En esta función nos dice que la función si esta agrupada, una función dentro de la otra, ejemplo si la celda c2 es igual a director tendrá de sueldo mil ,y si también la celda c2 es igual a gerente recibirá el sueldo de 750 de lo contrario será 500, tanto que no sea director ni gerente Función O =SI(A4=1,"Jueves",SI(A4=2,"Jueves",SI(A4=3,"Miércoles",SI(A4=4,"Miércoles",SI(A4=5,"Lunes",SI(A4=6,"Lunes",SI(A4=7,"Martes",SI(A4=8,"Martes",SI(A4=9,"Viernes",SI(A4=0,"Viernes","Placa invalida"))))) Esta función nos indica o es una cosa o es otra una pregunta y asi responder en dos posibilidades, es infinita Funcion Y =SI(Y(C2="Director",E2>5),1000,SI(Y(C2="Gerente",E2>5),750,SI(Y(C2="Subgerente",E2>5),500,0))) Esta función ejecuta una sección solo cuando todas las condiciones son verdaderas, se usa con mas frecuencia con la función SI Función SI.ESERROR =SI.ERROR(D2/E2,"Falta divisa") Es una función lógica si permite identificar si la información insertada es correcta Función Concatenar Esta función nos ayuda a juntar los valores en celda ya sean texto números o el resultado de una formula o función , en una sola celda Función de TEXTO =IZQUIERDA(A2,3) En esta funcion nos indica extraer de un texto o referencia un numero de caracteres que estén al lado izquierdo de la celda Sumar.Si =SUMAR.SI($B$2:$B$200,E2,$C$2:$C$200) Esta función nos permite sumar una serie de datos basados sobre una condición para que cuando la condición cumpla el criterio ese dato se sume a nuestro resultado Contar .Si =CONTAR.SI($B$2:$B$150,E2) Esta función nos indica q al escoger datos y eliegir una referencia resultara el numero de datos Promedio. Si ='[10 Promedio.Si.xlsx]FINAL'!$N$2 Esta función nos permite hacer una serie de datos dependiendo de una condicion definida , resulta muy útil que podemos evitar los ceros en una lista para que no los tome en cuenta dentro del promedio Sumar . Si conjunto ='[11 Sumar.Si.Conjunto.xlsx]FINAL AÑO'!$D$2 Permite una suma condicional en base a varios criterios es similar a la función sumar si pero en caso de la nueva función se puede utilizar hasta 127 criterios simultaneamente Contar. Si conjunto ='[12 Contar.Si.Conjunto.xlsx]INICIO'!$D$2 Es parecida al contar si que cuenta celdas teniendo en cuenta un solo criterio en tanto que contar si conjunto cuenta celdas teniendo en cuenta multiples criterios 127 rangos criterios los primeros dos argumentos son los obligatorios Min ='[13 Min.xlsx]CUADRO'!$N$2 Devuelve el valor minimo de un conjunto de valorespueder ser también matrices nombres referencias que contengan numeros

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COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

Para obtener información adicional acerca de cómo realizar otros tipos de combinaciones de correspondencia, combinar con otros tipos de datos y resolver problemas, revise la lista de artículos de la sección Referencias.

Para obtener una descripción de los términos que se usan en este artículo, consulte la sección Glosario.

El procedimiento siguiente describe cómo crear una carta modelo, asociarla a un origen de datos, darle formato y combinar los documentos.

Iniciar una combinación de correspondencia

Inicie una combinación de correspondencia. Para ello, siga los pasos que correspondan a la versión de Word que esté ejecutando.

Microsoft Word 2002

En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, en Asistente para combinar correspondencia.

Microsoft Office Word 2003

En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, en Combinar correspondencia.

Microsoft Office Word 2007

En la pestaña Correo haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Seleccionar el tipo de documento

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas. Esto le permitirá enviar cartas a un grupo de personas y personalizar los resultados de la carta que cada persona recibe.
2. Haga clic en Siguiente: documento inicial.

Seleccionar el documento inicial

1. Haga clic en una de las opciones siguientes:
   • Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el documento abierto.
   • Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinación de correspondencia listas para usar.
   • Empezar a partir de un documento existente: abra un documento existente para utilizar como documento principal de combinación de correspondencia.
2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.

Seleccionar destinatarios

Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar correspondencia, está indicándole a Word que utilice un conjunto concreto de información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.

Método 1: utilizar un origen de datos

Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente.
2. En la sección Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que contenga la información variable que desee utilizar y haga clic en Abrir.
   
   Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la unidad de disco y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opción pertinente en la lista Todos los orígenes de datos. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
   
   Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
5. Guarde el documento principal. 
   
   Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal.
6. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.

Método 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de Microsoft Outlook

Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.
2. Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
3. En la sección Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir la carpeta de contactos.
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos, seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   
   Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
5. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Método 3: crear una base de datos de nombres y direcciones

Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.
2. Haga clic en Escribir una lista nueva.
3. Haga clic en Crear.
   
   Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de diálogo, escriba la información de las direcciones de cada registro. Si no hay ninguna información para un campo determinado, deje en blanco el cuadro. 
   
   De forma predeterminada, Word omite los campos vacíos. Por consiguiente, no se afecta a la combinación si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El conjunto de información de cada formulario constituye un registro de datos.
4. Después de escribir la información para un registro, haga clic en Nueva entrada para pasar al registro siguiente. 
   
   Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un registro concreto, haga clic enBuscar entrada. Para personalizar la lista, haga clic en Personalizar. En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden de los campos de combinación.
5. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogoGuardar lista de direcciones, escriba el nombre que desea dar al origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
6. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga los cambios que desee y, después, haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Después: escriba la carta para terminar de redactar la carta.
8. Guarde el documento principal.
   
   Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal.
9. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.

Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: escriba la carta.

Escribir la carta

En este paso se configura el documento principal.

1. Escriba o agregue cualquier texto y gráficos que desee incluir en la carta.
2. Agregue los códigos de campo donde desee que la información variable aparezca. En el panel de tareasCombinar correspondencia tiene cuatro opciones:
   • Bloque de direcciones: use esta opción para insertar una dirección con formato.
   • Línea de saludo: use esta opción para insertar un saludo con formato.
   • Franqueo electrónico: utilice esta opción para insertar franqueo electrónico. 
     
     Nota: esta opción requiere que tenga instalado un programa de software de franqueo en el equipo.
   • Más elementos: utilice esta opción para insertar campos de combinación individuales. Al hacer clic en Más elementos, el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación aparece. 
     
     Nota: asegúrese de que el cursor está donde desea insertar la información del origen de datos antes de hacer clic en Más elementos. 
     
     En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, haga clic en el campo de combinación que desee usar y, a continuación, haga clic en Insertar. 
     
     Nota: puede insertar todos los campos y, a continuación, volver y agregar espacios o signos de puntuación. O bien, puede insertar un campo cada vez, cerrar el cuadro de diálogo Insertar campos de combinación, agregar los espacios o signos puntuación que desee y, a continuación, repetir este paso con cada campo de la combinación adicional que desee insertar. También puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinación, igual que el texto normal.
3. Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o en Guardar como en el menú Archivo. 
   
   Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar o en Guardar como. 
   
   Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuar con el paso siguiente, haga clic enDespués: obtenga una vista previa de las cartas.

Obtener una vista previa de las cartas

Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta por carta. También puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar cartas individuales.

Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: complete la combinación.

Completar la combinación

Este paso combina la información variable con la carta modelo. Puede generar el resultado de la combinación utilizando cualquiera de las opciones siguientes:

• Impr: seleccione esta opción para enviar directamente el documento combinado a la impresora. No podrá ver el documento en la pantalla. 
  
  Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de diálogo Combinar al imprimir aparece. En el cuadro de diálogoCombinar al imprimir, puede elegir qué registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de diálogo Imprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el documento de la combinación.
• Editar cartas individuales. seleccione esta opción para mostrar el documento combinado en la pantalla. 
  
  Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de diálogo Combinar en el nuevo documentoaparece. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de Word nuevo.
  
  Para imprimir el archivo, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.